文件名称:[重庆]重庆市档案局关于印发《重庆市机关归档文件整理实施细则》的通知
文件编号:渝文备〔2015〕24号
发布时间:
实施时间:
渝文备〔2015〕24号
重庆市档案局关于印发《重庆市机关
归档文件整理实施细则》的通知
渝档发〔2009〕34号
各区县（自治县）档案局、市级各部门、各有关单位：
为更好地贯彻执行《归档文件整理规则》，进一步提高机关档案工作管理水平，现参考其他省区作法并结合我市实际，我们对《归档文件整理实施细则》进行了修改，制定了《重庆市机关归档文件整理实施细则》，现印发给你们，请认真贯彻执行。《归档文件整理实施细则》（渝档发[2001]18号）同时废止。
二○○九年九月十日
重庆市机关归档文件整理实施细则
一、适用范围
本细则适用于全市各级机关、团体、行政事业单位和其他社会组织。
中央国家机关在渝单位、金融保险单位参照执行。
二、定义
1、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2、件
归档文件的整理单位。一般以每份文件作为一件。文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，收文与收文处理单作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文中，外机关的来文与本机关的复文作为一件，本机关向同级机关或上级机关的去文与这些机关的复文各为一件，简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也可一本（册）为一件。
三、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
五、整理方法
1、装订
归档文件用线或不锈钢钉进行装订。文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。
2、分类
归档文件一般采用“保管期限-年度”的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
在分年度时，按文件形成年度分。跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。
3、排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4、编号
归档文件应逐件加盖归档章并依分类方案和排列顺序编号。自制文件在首页上端的空白位置加盖归档章，收文在文件收文处理单上端空白位置加盖归档章，并填写相关项目。归档章设置全宗号、保管期限、年度、件号（含室编件号、馆编件号）等项目（见图A）。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限：归档文件的保管期限，填写永久、长期、短期、30年、10年。
年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。
件号：文件排列的顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号，同一年度同一保管期限的应从“1”开始编制；馆编件号按进馆要求编制。
5、编目
归档文件应按照室编件号顺序，逐件编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图B）。
件号：填写室编件号。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
文号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用“[ ]”括入）、发文顺序号。
题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[ ]”号。
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20090101。
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
归档文件目录应装订成册并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、保管期限、年度等项目（见图C）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
6、装盒
将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽）（见图D），封面设置全宗名称、全宗号、保管期限、年度、室编起止件号、馆编起止件号等项目。全宗名称、全宗号、保管期限、年度填写要求同上；室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接。
档案盒盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm等，盒脊设置全宗号、保管期限、年度、起止件号、盒号等项目（见图E）。起止件号“室”栏左上角填写盒内第一件文件的件号，右下角填写盒内最后一件文件的件号，中间用“/”号连接；盒号即档案盒排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆的要求编制。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图F）。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期：归档文件整理完毕的日期。
7、按本细则整理的归档文件检索标识项目为“全宗号——保管期限——年度——件号”。
全宗号
保管期限
年 度
室编件号
馆编件号
65mm×18mm(长×宽)
图A 归档章式样
归档文件目录
件号
责任者
文号
题 名
日期
页数
备注
图B 归档文件目录式样
归 档 文 件 目 录
全宗名称
保管期限
年 度
297mm×210mm(长×宽)
图C 归档文件目录封面式样
（全 宗 名 称）
全 宗 号
保 管 期 限
年 度
室编起止件号
馆编起止件号
310mm×220mm(长×宽)
图D 档案盒封面式样
全 宗 号
保管期限
年 度
起
止
件
号
室
馆
盒 号
310mm×20、30、40mm(长×宽)
图E 档案盒脊式样
备 考 表
盒内文件情况说明
整理人
检查人
年 月 日
297mm×210mm(长×宽)
图F 备考表式样
主题词：归档文件 整理 细则
重庆市档案局办公室 2010年9月10日印发
（共印210份）